- 休暇申請の承認状況が見えない
- メンバーの休暇予定をカレンダーで見たい
- Teamsから申請できる仕組みが欲しい
- SharepontリストとPower Automateを連携したい
はじめに
どの企業でも必ずあるのが休暇申請業務です。
皆さんの会社ではどのようにして行っているでしょうか。
紙、メール、Excel、Teams等、様々な方法があると思いますが、承認状況が見えなかったり、他のメンバーの休暇予定がわかりづらかったりと、もうちょっと便利にならないものかと考えている方は多いはず。
今回は、Teamsから申請できるアプリを作って休暇申請を効率化しようと思います。
休暇申請のよくある悩み
休暇申請の流れと課題
休暇申請の方法は企業によって異なると思いますが、本人が上長に申請して承認をもらう、というパターンが多いと思います。
よくある運用方法と課題を整理しました。
| 運用方法 | 課題 |
|---|---|
| 紙 | 紛失する可能性がある、出社しないと申請できない |
| 表計算ソフト（Excel, Googleスプレッドシート, etc.） | 同時編集しづらい、間違って削除されることも |
| メール | 承認漏れ、検索しづらい |
| チャット（Teams, Slack, etc.） | 流れてしまう、履歴管理が大変 |
| 専用システム | カスタマイズしづらい、費用が高い |
共通する課題
これらに共通する課題がいくつかあります。
- 承認状況が見えづらい
- 履歴を管理しづらい
- 集計しづらい
- メンバーの休暇予定を把握しづらい
すべての運用方法に当てはまる課題ではありませんが、このようなお悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
解決の方向性
課題を裏返して、どのようにしたいかをはっきりさせてみましょう。
- 承認状況が見えること
- 簡単に履歴を検索できること
- 集計できること
- メンバーの休暇予定を把握できること
これらを実現する方法として、今回は Teams + Sharepointリスト + Power Automate で休暇申請アプリを作りたいと思います。
完成イメージ
システム構成案
基本的にはSharepointリストとPower Automateで作ります。
そのSharepointリストにTeamsからアクセスするようにします。
Power Appsを使わない理由
休暇申請アプリをPower Appsで作ることもできますが、今回はあえてPower Appsを使わないようにしました。
その理由はいくつかあります。
- Power Apps ライセンスを持っていなくてもできる
- より短時間で完成できる
- メンテナンスが楽
一言で言えば「Power Appsを使わない方がシンプルだから」です。
仮にPower Appsを使うとしても、SharepointリストとPower Automateフローは作成しないといけません。
となると、Power Appsを開発する分時間がかかりますし、メンテナンスしないといけないツールも増えます。
Power Appsはまったくの初心者には少し難しいので、開発した人がいなくなった後に維持するのも大変です。
「スマホから使いたい」「申請だけでなくて集計やユーザーによる閲覧権限管理などの高度な機能を付けたい」という要望があればPower Appsが必要だと思います。
ですが今回のように最低限の機能で十分な場合は、できるかぎりシンプルなシステム構成にするのがポイントです。
次回：要件定義
今回は課題の再確認とシステム構成の検討を実施しました。
次回は要件定義をして詳細を詰めていきます。