- 現場で撮った写真の整理が大変
- 写真やメモを簡単にチームで共有したい
- 事務所に戻ってから報告書を書いている
はじめに
現場で設備や製品の不備を発見した時、写真を撮って、ノートにメモして、事務所で報告書を作成して・・・と手間のかかる作業をしていませんか？
写真の整理も大変で、共有サーバにアップロードするのも面倒。
気を抜くとどの写真が何を撮ったものかわからなくなることもあります。
今回は、このような写真付き報告業務を改善したいと思います。
現行業務の流れ
業務改善の第１ステップは「現行業務を知る」ことです。
さっそく業務フロー図を作成してみましょう。
今回は登場人物が自分自身のみなのでシンプルなフロー図になりました。
普段業務をしている人ならこのフロー図でも理解できるのですが、次のステップで課題をしっかり洗い出せるようにもう少し詳しく書いてみましょう。
誰が見ても業務内容を想定できるように補足を書いていきます。
できるだけ詳しく書くことで課題の整理や要件定義もしやすくなります。
課題の洗い出し
次に、作成したフロー図を見ながら課題を洗い出してみましょう。
業務フロー図を詳しく書くことで、多くの課題を洗い出すことができます。
複数人でブレストしながら書いても良いですね。
今回挙げた課題を整理します。
- 課題① 写真がどこの部分を撮影したものかわからなくなる
- 課題② 写真とメモが紐づかない
- 課題③ 報告書作成に時間がかかる
- 課題④ 過去事例の検索性が悪い
- 課題⑤ 処置後のステータス管理が難しい
5つの課題を挙げることができました。
課題の原因分析
課題を見つけたら、原因分析をします。
原因分析のコツは「なぜ？」をたくさん考えることです。
「課題④ 過去事例の検索性が悪い」を例に見てみましょう。
このように「なぜ？」を繰り返すことで原因を深掘りすることができます。
同様に他の課題についても考えてみましょう。
最終的にこのように整理できました。
| 番号 | 課題 | 原因 |
|---|---|---|
| ① | 写真がどこの部分を撮影したものかわからなくなる | 写真やメモを残すときにエリアやカテゴリーを登録できない |
| ② | 写真とメモが紐づかない | 写真とメモをセットで登録する仕組みがない |
| ③ | 報告書作成に時間がかかる | 写真やメモがデータとして管理されていない |
| ④ | 過去事例の検索性が悪い | 設備名や不具合内容をデータ化していない |
| ⑤ | 処置後のステータス管理が難しい | 処置結果が個別の報告書に記載されている |
お気づきのとおり、異なる課題に対して似たような原因に行き着くこともありますが問題ありません。
課題洗い出しのステップで大事なのは「多くの課題を見つけること」です。
課題を挙げながら「この課題とこの課題の原因は同じになりそうだな～」なんてことは考えなくて大丈夫。
解決の方向性
課題と原因を整理出来たら、解決の方向性を考えてみましょう。
今回はこちらの４つを解決方針の軸としたいと思います。
- 写真とメモを残すときにエリアやカテゴリーの情報も登録できる
- 写真とメモをセットで登録できる
- 情報をデータ化して一覧で管理できる
- 過去の情報も検索できる
次回：要件定義ステップへ
ここまでのステップで、業務の課題と解決の方向性が見えてきました。
次回はこれらをもとに要件定義を実施します。